Fundamento Legal para la Publicación de las Tablas de Retención Documental (TRD) en la Página Web

La publicación de las Tablas de Retención Documental (TRD) responde a un deber legal que tiene como fundamento el marco archivístico general colombiano, liderado por el Archivo General de la Nación (AGN), y las directrices específicas de los entes de control sectoriales.

Nuestro compromiso con la transparencia y la correcta gestión de la información se basa en:

1. Marco Normativo General (AGN): Principalmente la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y el Decreto 1080 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura). Estas normas establecen la obligatoriedad de que todas las entidades, tanto públicas como privadas que cumplen funciones públicas (como los operadores postales), adopten e implementen instrumentos archivísticos como la TRD.

2. Obligación Sectorial (Supertransporte): Como entidad sujeta a la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia de Transporte, la publicación es un requisito específico establecido en la Resolución 61583 de 2016, modificada por la Resolución 57839 de 2017. Dicha normativa exige, en su Artículo 6 (modificado), que:

“La TRD de los supervisados deben publicarse en la página web”

La publicación de este instrumento archivístico garantiza la correcta gestión documental de la compañía, la transparencia y el cumplimiento de los requisitos legales ante los entes reguladores.

¿Por Qué la TRD es Esencial para TI y tu Proceso?

La Tabla de Retención Documental (TRD) no es solo un requisito legal; es el instrumento fundamental que impulsa la eficiencia y la seguridad en toda la organización.

La TRD es relevante para todos porque:

1. Organiza y Controla: Define qué documentos se deben guardar, por cuánto tiempo y cuándo se pueden eliminar, optimizando el flujo de información en tu día a día.

2. Garantiza el Cumplimiento: Nos asegura que estamos operando dentro del marco legal, minimizando riesgos y sanciones.

3. Protege la Información: Es la base para la seguridad y la correcta gestión de los datos corporativos.